Con il recepimento delle la direttiva europea sul whistleblowing, le aziende italiane sono tenute a favorire segnalazioni di irregolarità e illeciti da parte dei dipendenti, garantendo loro, al tempo stesso la massima tutela. Ma cosa avviene dopo una segnalazione?
Con il decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24 l’Italia ha recepito la direttiva UE sul whistleblowing, impegnandosi a tutelare chi segnala illeciti e irregolarità aziendali.
L’intento è quello di scoprire e prevenire violazioni di legge, mettendo a disposizione canali di segnalazione anonimi per evitare possibili ritorsioni sui whistleblower, ovvero quei dipendenti che una volta scoperti delle irregolarità aziendali decidono di denunciarle.
La nuova disciplina è entrata in vigore a partire dal 30 marzo 2023 per tutti gli enti pubblici e per le società pubbliche o private con un modello organizzativo 231, mentre per le società di diritto privato senza modello organizzativo con minimo 250 dipendenti gli obblighi sono scattati dal 15 luglio 2023 e per quelle con minimo 50 dipendenti dal 17 dicembre 2023.
Abbiamo chiesto a Michele Casertano, Responsabile Whistleblowing di RP ADVISOR SRL, cosa accade dopo una segnalazione e come vengono attuate le indagini.
Quali sono le fasi successive alla ricezione della segnalazione?
Per prima cosa, dopo aver ricevuto la segnalazione, il gestore del canale di segnalazione interna ha l’obbligo di darne avviso di ricezione al segnalante entro 7 giorni. Si tratta di un termine perentorio che non può assolutamente essere disatteso. Dopodiché deve effettuare una valutazione preliminare per verificare: se il segnalante rientri tra i soggetti legittimati ad effettuare la segnalazione; se l’illecito segnalato rientri tra quelli previsti dalla normativa; se la segnalazione sia fondata o meno. Dopo aver accertato che i requisiti oggettivi e soggettivi richiesti siano conformi al decreto e che la segnalazione sia fondata, il gestore può svolgere delle indagini interne per dare “diligente seguito” alla segnalazione.
Quali sono gli obiettivi della valutazione preliminare sulla segnalazione?
La verifica preliminare dei fatti segnalati serve a verificarne la rilevanza ed i potenziali rischi per l’ente. È poi indispensabile predisporre un piano d’azione per meglio definire le modalità d’indagine e le eventuali risorse interne o esterne da coinvolgere. Qualora sia necessario, il gestore del canale può avviare delle interlocuzioni con il segnalante per ottenere chiarimenti o documenti ad integrazione della segnalazione ricevuta.
Quali sono le modalità d’indagine che può svolgere il gestore del canale interno e cosa avviene quando il gestore del canale ritiene che la segnalazione sia fondata?
L’obiettivo principale delle indagini interne è innanzitutto quello di garantire all’ente la predisposizione di una adeguata strategia difensiva e porre tempestivamente in essere eventuali condotte riparatorie.
Per quanto concerne le modalità, invece, le indagini possono essere condotte in vari modi: nei casi più semplici, ad esempio, attraverso la disamina di documenti aziendali rilevanti oppure attraverso l’audizione di persone che possono riferire circostanze importanti; nei casi più complessi, il gestore del canale può svolgere indagini attraverso la consultazione di banche dati o di altre fonti pubbliche (es. social media) anche mediante l’analisi di devices assegnati al segnalato per verificare, ad esempio, la presenza di messaggi, e-mail, files compromettenti, quando la normativa privacy ed altre norme vigenti lo consentono e tale accertamento sia limitato e necessario alla verifica della segnalazione.
Da ciò deriva che il gestore del canale debba necessariamente essere un soggetto, autonomo, indipendente e “adeguatamente formato” e che quindi abbia delle specifiche competenze che variano dalla normativa sul diritto del lavoro, sulla prevenzione e sicurezza nei luoghi di lavoro, alla privacy, alle norme di diritto penale e procedura penale, etc.
Cosa deve fare il gestore del canale a conclusione delle indagini svolte?
Premesso che secondo la normativa il gestore del canale ha a propria disposizione il termine di tre mesi per concludere l’istruttoria, il suo primo obbligo è quello di “fornire riscontro” al segnalante, quindi di informarlo dell’esito finale dell’istruttoria della segnalazione ovvero del seguito che intende dare alla segnalazione. Fatto ciò, il gestore del canale informa tempestivamente l’ente e, a seconda dei casi, gli propone delle azioni correttive come, ad esempio, l’applicazione di sanzioni disciplinari oppure modifiche alle policy aziendali o al modello organizzativo 231, nel caso ne fosse dotato.
(Contenuto realizzato in collaborazione con RP ADVISOR SRL)
